Project management means no more and no less than working within agreed frameworks. But how do you handle stress factors such as time, budget, organization, information, and quality while your research needs to go on?

"Het geeft een enorme voldoening wanneer je kan opleveren wat je hebt toegezegd. Het is heerlijk binnen budget te blijven: geen gezeur aan je hoofd! Je geeft iedereen het nakijken wanneer je afspraken nakomt en op tijd de resultaten oplevert. Het is geweldig een team om je heen te hebben dat samen met jou gemotiveerd aan de slag is. Projectmanagement helpt iedereen die met relatief beperkte middelen, binnen een vastgestelde termijn in teamverband of alleen onderzoek doet en resultaten wil behalen."

Dit zijn geen holle frasen, maar dit is iets wat je echt kunt bereiken door gebruik te maken van projectmanagement technieken. Kern van projectmanagement is te leren afspraken te maken met jezelf en met anderen en je daaraan te houden. Ja, dit vraagt dus in eerste instantie veel van jezelf, van de vaardigheden en competenties die je hebt en die het je mogelijk maken de technieken van projectmanagement effectief in te zetten.

Er is wel een verschil te zien in vraagstelling tussen beginnende en meer ervaren onderzoekers (laatste jaar AIO / OIO, en postdoc's). Naarmate men verder gevorderd is met het onderzoek hebben de vragen vaak minder betrekking op de techniek van projectmanagement, maar zijn deze meer op de (management-) vaardigheden gericht.

In met name het vierde (en voor AIO's en OIO's meestel het laatste) onderzoeksjaar komt een ander soort vragen op, namelijk meer vragen op het gebied van (persoonlijke) keuzes maken (personal timemanagement, solliciteren vs onderzoek afronden).

Postdocs beschouwen projectmanagement vanuit het perspectief van het hebben van verschillende taken hebben, waarvan (meerdere) onderzoeksprojecten leiden er een van is, naast colleges verzorgen, studenten begeleiden etc. De projectmanagementvragen van postdocs hebben betrekking op managen van meerdere onderzoeksprojecten en effectieve tijdsbesteding (keuzes maken).

Belangrijk zijn de volgende handreikingen.

  • Omschrijf het doel van het onderzoek in heldere bewoordingen. Omschrijf zo concreet mogelijk het resultaat dat je wilt bereiken.

  • Definieer wat wel, maar ook wat niet tot het onderzoek behoort: bepaal de scope van het onderzoek.

  • Kies een methode van projectmatig werken of projectmanagement die het best bij het onderzoek dat je doet aansluit. Voorbeelden van veel gebruikte methoden zijn projectmatig werken van Twijnstra Gudde, de projectmanagementmethode Prince2 (veel gebruik in de ICT wereld) en projectmatig creëren van Kernconsult.

  • Stel zorgvuldig het team samen waarmee je het onderzoek uitvoert. Zorg voor voldoende kennis en kwaliteiten die elkaar aanvullen. Doe je het onderzoek alleen, vindt - buiten de promotor - mensen in de omgeving die je om raad en feedback kunt vragen. Definieer - zeker in geval van derde geldstroom - goed wie de opdrachtgever is en op welke wijze rapportage aan hem plaats heeft;

  • Stel mijlpalen vast: wanneer wil je wat bereikt hebben?

  • Bepaal het benodigde budget en wat je daarvoor wilt aanschaffen;

  • Denk na over de risico's. Welke factoren zijn van invloed om mijn projectresultaat en hoe belangrijk zijn deze factoren? Bepaal risicobeperkende maatregelen.

  • Zorg voor een goede documentatie van het onderzoek, heldere wijze van rapportering en archivering;

  • Maak een onderzoeksopzet in de vorm van een plan van aanpak waarin al de bovenstaande elementen zijn opgenomen.

In een ideale situatie hanteren alle bij onderzoek betrokken partijen professionele standaards voor projectmanagement. De professionalisering van onderzoekers krijgt een stimulans wanneer ook de onderzoeksbegeleiders en promotoren aan de ene kant en de financiers aan de andere kant ook professioneel zijn in het hanteren van methoden voor projectmanagement.

Drs. Peter G. Rens is manager bij Visser Copini & Partners , een bedrijf voor Management Consultancy en Interim Management.