|
Figuur 1: Eenvoudig pijlendiagram
Opslaan: databases en dossiers
Er zijn mensen die perfect kunnen leven met stapels boeken en paperassen om zich heen. In de ogenschijnlijke chaos weten ze binnen de kortste keren het juiste document te vinden. De meeste van ons zijn niet gezegend met zo'n karakter en willen na verloop van tijd orde in de chaos scheppen. Als de stapels troep daadwerkelijk dreigen om te vallen, is het tijd voor de grote schoonmaak en het opbergen van alle spullen. Durf vooral ook veel weg te gooien. Zorg dat de dingen die je opbergt ook weer terug te vinden zijn. Maak in ieder geval een literatuurlijst met de vindplaatsen van boeken, artikelen en samenvattingen.
Sommige mensen hebben een geheugen als een olifant en hoeven alleen maar de titel van een artikel te zien om zich te herinneren wat erin staat. Anderen hebben trefwoorden of samenvattingen nodig voordat ze ook alweer weten waar een artikel over ging. Maar in alle gevallen is een literatuurlijst onmisbaar omdat je immers moet weten wat je ooit gelezen hebt.
Een elementaire database met daarin de namen van artikelen en samenvattingen is dus essentieel. Een eerste mogelijkheid is om een tabel in Word maken en daar op alfabetische volgorde de documenten in opsommen, tezamen met de naam van de (hang)map waarin ze zitten. Zo'n tabel kan op allerlei manieren gesorteerd worden, Nog beter is het om gebruik te maken van speciale software voor het bijhouden van literatuur. In programma's als
PLS,
Endnote en
Pro-Cite sla je niet alleen de gegevens van die publicaties op, maar kan je ook alle aantekeningen daarover kwijt. Veel van deze pakketten kunnen samenwerken met een tekstverwerkingsprogramma, zodat literatuurverwijzingen direct in de tekst kunnen worden opgenomen. Na een simpele druk op de knop genereert het programma volautomatisch de juiste literatuurverwijzingen en een bijbehorende literatuurlijst, precies volgens de specificaties van het tijdschrift waar het naar toe gestuurd moet worden. Het gebruik van zo'n programma levert een ongehoorde tijdwinst op en voorkomt omissies in de literatuurlijst. Dit is zonder meer een van de meest waardevolle investeringen .
Het opruimen en archiveren van materiaal is niet het leukste wat er is. Het hoopt zich dan ook meestal op tot de dag waarop een belangrijk stuk opeens kwijt is. Dat zijn vaak ook de momenten waarop je toch al de wanhoop nabij was (omdat het niet lekker ging) en dan kan een goede opruimactie heel heilzaam zijn. Wie de troep in zijn kamer opruimt zal vaak ook de lucht in het hoofd zien opklaren. Voor het overige is het typisch een bezigheid voor de zwakkere momenten van de dag: na de lunch of tegen het eind van de werkdag.
Elektronische bestanden
De moderne promovendus kan niet meer zonder computer; hij schrijft er zijn teksten op en analyseert er data mee, zoekt naar literatuur en communiceert met Jan en alleman. Wie met een computer werkt heeft een groot gedeelte van de informatie in elektronische bestanden opgeslagen. Die bestanden zijn kwetsbaar. Virussen, brand, diefstal en crashes van de harde schijf kunnen maanden werk in milliseconden te niet doen. Reservebestanden vormen het antwoord op al deze risico's. Een eerste goede stap is om na te gaan hoe het computernetwerk van de universiteit in elkaar zit. Meestal krijg je van de systeembeheerder een eigen directory op het netwerk en zorgt hij ervoor dat daar regelmatig een back-up van gemaakt wordt. Ga na of en hoe vaak ze dat doen. Als dat er goed uitziet, moeten alle documenten sowieso op de systeemschijf worden opgeslagen. Het is geen gek idee om niettemin zelf ook nog van tijd tot tijd een kopie van de belangrijkste documenten te maken en dit op de harde schijf te zetten, of - nog beter - op cd-rom of zipdrive. Op sommige universiteiten is het ook mogelijk om eigenhandig back-ups op het centrale netwerk te zetten, los van wat de facultaire systeembeheerder doet.
In drukke en spannende tijden moeten de belangrijkste documenten eigenlijk altijd direct beschikbaar zijn. Daarvoor biedt de ouderwetse floppy uitkomst. Stel je voor dat je met een paper voor een conferentie bezig bent en het systeem crasht. Je kan dan niet bij je document en voor je het weet ligt het werk dan een paar uur stil. In zo'n geval is het beter om een floppy paraat te hebben, met daarop de laatste versie van het paper.
Toch zullen er ondanks talloze voorzorgsmaatregelen dingen fout gaan. In de meeste gevallen is dat je eigen schuld. Aan het eind van een lange vermoeiende typesessie antwoord je 'Nee' op de vraag of wijzigingen in het document moeten worden opgeslagen. Zo gaat een dag werk in rook op. Nu is het tijd voor crisismanagement. Vlucht niet meteen de kroeg in, maar redt wat er te redden valt. De snelste manier om de schade te herstellen is om direct zoveel mogelijk opnieuw in te typen of op te schrijven. Wat nog fris in het geheugen zit, komt makkelijk boven. Stel het daarom niet uit. Hoe langer je ermee wacht hoe moeilijker het wordt. Ben je aan het eind van de dag en heb je er geen tijd voor, schrijf dan in ieder geval op een blocnote de kernpunten van je verhaal op. Begin de volgende dag direct met het herstellen van de schade.
Herman Lelieveldt, holds a postdoc position at the Faculty of Business, Public Administration and Technology of the University of Twente, and is the executive director of the Netherlands Institute of Government (
NIG). He is also author of the book "Promoveren - Een wegwijzer voor de beginnend wetenschapper" (Aksant, 2002, ISBN 90-5260-002-3).
|