THE PHD-DOCTOR INDEX

This is the second part of a series offering PhD-students hands-on advice on dealing with the hurdles and challenges of your PhD project, written by Herman Lelieveldt. The PhD-Doctor is based on excerpts from his book "Promoveren - Een wegwijzer voor de beginnend wetenschapper".

Daar waar je voor je scriptie nog kon vertrouwen op je geheugen en wat losse aantekeningen, is dat bij een proefschrift een riskante strategie. Een promotie is daar simpelweg te groot en te complex voor. Wie het onderzoek in de hand wil houden moet met grote regelmaat kennis en informatie ordenen en opslaan. Allereerst gaat het daarbij om hulpmiddelen die - in aanvulling op het schrijven zelf - helpen om kennis te structureren: schema's, mindmaps, pijlendiagrammen en inhoudsopgaven. Daarnaast moet er ook in een vroeg stadium nagedacht worden over de virtuele en fysieke opslag van alle onderzoeksmaterialen - in ordners, hangmappen en computerfiles.

Inhoudsopgaven, schema's, mindmaps en pijlendiagrammen

Wie vat wil krijgen op zijn materiaal komt een heel eind met het schrijven van notities, papers en memo's. Er kleeft echter ook een groot nadeel aan dit soort teksten. Je moet ze lezen. Je kunt niet zien hoe ver je met het onderzoek bent, waar de zwakke punten in een theorie zitten en hoe de visie van A zich tot die van B verhoudt. Hieronder volgen een aantal mogelijkheden om dat wel te kunnen.

Inhoudsopgaven vormen een belangrijk middel om kennis te structureren in de richting van het manuscript. De inhoudsopgave vormt de mal van het manuscript. Zij geeft de context of justification weer, het verhaal zoals je het aan de lezer gaat vertellen. Een buitenstaander moet op basis van de inhoudsopgave weten waar een proefschrift over gaat en ook de samenhang tussen de verschillende delen daarvan kunnen zien. Er moet dus al aan de inhoudsopgave gewerkt worden voordat er een manuscript is. Het is goed om hier tijdig aan te beginnen. Maak een eerste voorlopige inhoudsopgave wanneer de eerste versie van de probleemstelling en het onderzoeksplan klaar zijn. In die eerste versie zitten ongetwijfeld open plekken en de inhoudsopgave attendeert je daar op.

Het is verstandig om naast een beknopte ook nog een uitgebreide inhoudsopgave te hebben waarmee je als het ware kunt schakelen tussen het onderzoeksplan en het schrijfplan. Zo'n uitgebreide inhoudsopgave bevat niet alleen titels van hoofdstukken en paragrafen, maar ook een kort overzicht van de inhoud daarvan, de belangrijkste literatuur en conclusies. Het is zo ook makkelijker om na te gaan of bepaalde delen niet vederlicht of juist topzwaar zijn. In dat soort gevallen kan je nadenken over het verschuiven van paragrafen of het opsplitsen van een hoofdstuk. In deze uitgebreide inhoudsopgave kan je ook aangeven wat al gedaan is en wat nog moet.

Mindmaps zijn een tweede manier om kennis te ordenen. Rondom dit geesteskind van Tony Buzan heeft zich een complete industrie ontwikkeld, maar in wezen komt het op het volgende neer. De mindmap neemt radicaal afstand van de beperkingen van teksten, door mensen afscheid te laten nemen van de lineaire structuur daarvan en ze aan te moedigen radiaal te gaan denken. Een mindmap is een tekening die opgebouwd is rondom een centraal begrip dat in het midden van een blanco vel gezet wordt. Vanuit dit begrip moet je in een ongeremde gedachtestroom relaties leggen en tekenen met andere begrippen, het liefst gelardeerd met veel kleuren en plaatjes. Het is dus als het ware een individuele brainstormsessie, die zo ongeremd mogelijk dient plaats te vinden. En mocht het papier te klein blijken dan moet er een vel aan vastgeplakt worden. Mindmaps zijn nuttig om alle kanten van een bepaald begrip eens te inventariseren. Ze zijn ook handig voor het voorbereiden en uit het hoofd leren van een voordracht. Volgens Buzan blijft een mindmap beter in het geheugen hangen dan losse velletjes aantekeningen.

Pijlendiagrammen zijn ten slotte een goed middel om iets specifieker de relatie tussen verschillende begrippen uiteen te zetten. Zet de begrippen in een box en geeft de relaties tussen de begrippen met pijlen weer. De richting van de pijl geeft de richting van het verband aan. Door het gebruik van + en - tekens kun je bovendien aangeven of het verband positief of negatief is. Pijlengrammen zijn uiterst veelzijdig. Ze zijn handig om een eigen model te ontwikkelen, maar ze kunnen natuurlijk ook gebruikt worden om grip te krijgen op de beweringen van anderen. Dat is vooral handig wanneer je een boek of artikel leest waarin de auteur zijn verhaal als een thriller presenteert en dus stukje bij beetje met zijn theorie over de brug komt. In een pijlendiagram kan je al die stappen bijhouden, en zien of dat verhaal alles bij elkaar opgeteld nog een consistent geheel vormt. Je kunt er relaties tussen abstracte begrippen in onderbrengen, maar ook een daadwerkelijk causaal model uittekenen waarin je de verbanden tussen variabelen weergeeft.


Figuur 1: Eenvoudig pijlendiagram

Opslaan: databases en dossiers

Er zijn mensen die perfect kunnen leven met stapels boeken en paperassen om zich heen. In de ogenschijnlijke chaos weten ze binnen de kortste keren het juiste document te vinden. De meeste van ons zijn niet gezegend met zo'n karakter en willen na verloop van tijd orde in de chaos scheppen. Als de stapels troep daadwerkelijk dreigen om te vallen, is het tijd voor de grote schoonmaak en het opbergen van alle spullen. Durf vooral ook veel weg te gooien. Zorg dat de dingen die je opbergt ook weer terug te vinden zijn. Maak in ieder geval een literatuurlijst met de vindplaatsen van boeken, artikelen en samenvattingen.

Sommige mensen hebben een geheugen als een olifant en hoeven alleen maar de titel van een artikel te zien om zich te herinneren wat erin staat. Anderen hebben trefwoorden of samenvattingen nodig voordat ze ook alweer weten waar een artikel over ging. Maar in alle gevallen is een literatuurlijst onmisbaar omdat je immers moet weten wat je ooit gelezen hebt.

Een elementaire database met daarin de namen van artikelen en samenvattingen is dus essentieel. Een eerste mogelijkheid is om een tabel in Word maken en daar op alfabetische volgorde de documenten in opsommen, tezamen met de naam van de (hang)map waarin ze zitten. Zo'n tabel kan op allerlei manieren gesorteerd worden, Nog beter is het om gebruik te maken van speciale software voor het bijhouden van literatuur. In programma's als PLS, Endnote en Pro-Cite sla je niet alleen de gegevens van die publicaties op, maar kan je ook alle aantekeningen daarover kwijt. Veel van deze pakketten kunnen samenwerken met een tekstverwerkingsprogramma, zodat literatuurverwijzingen direct in de tekst kunnen worden opgenomen. Na een simpele druk op de knop genereert het programma volautomatisch de juiste literatuurverwijzingen en een bijbehorende literatuurlijst, precies volgens de specificaties van het tijdschrift waar het naar toe gestuurd moet worden. Het gebruik van zo'n programma levert een ongehoorde tijdwinst op en voorkomt omissies in de literatuurlijst. Dit is zonder meer een van de meest waardevolle investeringen .

Het opruimen en archiveren van materiaal is niet het leukste wat er is. Het hoopt zich dan ook meestal op tot de dag waarop een belangrijk stuk opeens kwijt is. Dat zijn vaak ook de momenten waarop je toch al de wanhoop nabij was (omdat het niet lekker ging) en dan kan een goede opruimactie heel heilzaam zijn. Wie de troep in zijn kamer opruimt zal vaak ook de lucht in het hoofd zien opklaren. Voor het overige is het typisch een bezigheid voor de zwakkere momenten van de dag: na de lunch of tegen het eind van de werkdag.

Elektronische bestanden

De moderne promovendus kan niet meer zonder computer; hij schrijft er zijn teksten op en analyseert er data mee, zoekt naar literatuur en communiceert met Jan en alleman. Wie met een computer werkt heeft een groot gedeelte van de informatie in elektronische bestanden opgeslagen. Die bestanden zijn kwetsbaar. Virussen, brand, diefstal en crashes van de harde schijf kunnen maanden werk in milliseconden te niet doen. Reservebestanden vormen het antwoord op al deze risico's. Een eerste goede stap is om na te gaan hoe het computernetwerk van de universiteit in elkaar zit. Meestal krijg je van de systeembeheerder een eigen directory op het netwerk en zorgt hij ervoor dat daar regelmatig een back-up van gemaakt wordt. Ga na of en hoe vaak ze dat doen. Als dat er goed uitziet, moeten alle documenten sowieso op de systeemschijf worden opgeslagen. Het is geen gek idee om niettemin zelf ook nog van tijd tot tijd een kopie van de belangrijkste documenten te maken en dit op de harde schijf te zetten, of - nog beter - op cd-rom of zipdrive. Op sommige universiteiten is het ook mogelijk om eigenhandig back-ups op het centrale netwerk te zetten, los van wat de facultaire systeembeheerder doet.

In drukke en spannende tijden moeten de belangrijkste documenten eigenlijk altijd direct beschikbaar zijn. Daarvoor biedt de ouderwetse floppy uitkomst. Stel je voor dat je met een paper voor een conferentie bezig bent en het systeem crasht. Je kan dan niet bij je document en voor je het weet ligt het werk dan een paar uur stil. In zo'n geval is het beter om een floppy paraat te hebben, met daarop de laatste versie van het paper.

Toch zullen er ondanks talloze voorzorgsmaatregelen dingen fout gaan. In de meeste gevallen is dat je eigen schuld. Aan het eind van een lange vermoeiende typesessie antwoord je 'Nee' op de vraag of wijzigingen in het document moeten worden opgeslagen. Zo gaat een dag werk in rook op. Nu is het tijd voor crisismanagement. Vlucht niet meteen de kroeg in, maar redt wat er te redden valt. De snelste manier om de schade te herstellen is om direct zoveel mogelijk opnieuw in te typen of op te schrijven. Wat nog fris in het geheugen zit, komt makkelijk boven. Stel het daarom niet uit. Hoe langer je ermee wacht hoe moeilijker het wordt. Ben je aan het eind van de dag en heb je er geen tijd voor, schrijf dan in ieder geval op een blocnote de kernpunten van je verhaal op. Begin de volgende dag direct met het herstellen van de schade.

Herman Lelieveldt, holds a postdoc position at the Faculty of Business, Public Administration and Technology of the University of Twente, and is the executive director of the Netherlands Institute of Government ( NIG). He is also author of the book "Promoveren - Een wegwijzer voor de beginnend wetenschapper" (Aksant, 2002, ISBN 90-5260-002-3).